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Você sabe quais são as principais fontes de receita da empresa? Elas se referem a todo tipo de renda gerada pelo seu negócio, as quais estão relacionadas à venda direta de seus produtos ou prestação de serviço. Além disso, elas podem ser provenientes de outras fontes, como investimentos, aplicação de juros e venda de equipamentos.

Já as despesas são os gastos relacionados à manutenção da sua empresa. No entanto, eles não estão relacionados diretamente aos produtos, mas sim a outros fatores, como transporte e alimentação de funcionários, aquisição de materiais de limpeza, entre outros.

Todos esses itens precisam ser controlados rigorosamente para não impactar negativamente o seu fluxo de caixa.

Se você não sabe como fazer isso de maneira eficaz, continue a leitura deste artigo até o final para conferir nossas dicas.

Organize as receitas e despesas por categorias

O primeiro passo para ter um melhor controle das despesas e das receitas da empresa é organizá-las por categorias. Quanto mais detalhista você for, melhor será o seu controle financeiro.

Nesse momento, leve em consideração as datas em que as transações ocorreram, a fim de possibilitar a estimação de entradas e saídas por período. A origem dos valores também precisa ser identificada para que você saiba de onde os recursos vieram e para onde foram destinados.

Por fim, lembre-se sempre de manter todos esses dados atualizados, uma vez que essa prática melhora a eficiência do seu controle e permite que falhas sejam reduzidas.

Tenha um capital de giro

O capital de giro se refere aos recursos financeiros necessários para manter a empresa em bom desenvolvimento. Ele é de suma importância para zelar e organizar as finanças da sua empresa, permitindo que ela tenha um crescimento sustentável sem precisar recorrer a linhas de crédito para conseguir sobreviver no mercado.

Em suma, podemos afirmar que ele equilibra as finanças de um negócio, tornando-o mais competitivo e facilitando a sua expansão.

Existem diversas maneiras de obter capital de giro. Você pode optar pela antecipação de recebíveis, empréstimos, financiamento empresarial, aporte de sócios, entre outras alternativas. Tudo vai depender do seu planejamento financeiro.

Para saber quanto precisará para o capital de giro, você pode usar a seguinte fórmula:

CG= (Contas a Receber + Estoque) – (Contas a Pagar)

Utilize softwares especializados

Controlar adequadamente as despesas e as receitas da empresa não é algo tão simples. Isso porque são muitos detalhes que precisam ser registrados para possibilitar uma análise eficaz dos dados e, assim, otimizar a sua tomada de decisão.

Nesse caso, o uso de softwares especializados se faz indispensável, mesmo que a sua empresa ainda seja de pequeno porte, uma vez que essas ferramentas permitem o registro correto das informações, diminuindo a necessidade de retrabalhos em decorrência de equívocos.

Existem diversos fornecedores de softwares financeiro no mercado. Ao escolher o seu, leve em consideração a segurança do sistema e se ele atende às necessidades da sua empresa.

Capacite sua equipe

Embora pareça uma atividade simples, o controle de despesas e receitas da empresa costuma ser bem burocrático. Por essa razão, é importante que você invista em capacitação para tornar a sua equipe cada vez mais eficiente. Seus colaboradores poderão encontrar maneiras mais eficazes de organizar esse trabalho, identificando tendências de mercado que auxiliam na otimização do controle.

Agora você já sabe como fazer o controle das despesas e receitas da empresa. Para otimizar ainda mais essa organização, identifique as áreas que podem receber investimentos e que ajudarão o seu negócio a crescer e quais ativos devem ser guardados para projetos futuros.

É importante também que você saiba como fazer a sua empresa crescer financeiramente de forma efetiva para conquistar mais espaço no mercado. Não deixe de conferir!

Uma planilha de controle de contas é, basicamente, uma maneira de organizar e mapear as despesas da empresa. Assim, será mais fácil controlar os gastos e monitorar a variação de um mês para o outro, por exemplo. De modo geral, ela é feita por meio de softwares como o Microsoft Excel.

Neste artigo, falaremos das vantagens de contar com uma planilha de controle de contas e mostraremos as melhores ferramentas para realizá-la. Além disso, veremos um passo a passo detalhando como fazer isso no Excel. Acompanhe conosco!

Quais são as vantagens de ter uma planilha de controle de contas?

A planilha é uma ótima forma de documentar os seus gastos e prever investimentos. Caso você ainda seja um adepto do ato de registrar os seus custos em um caderno, é possível ter um ótimo substituto digital. Além disso, também não será mais necessário andar com uma calculadora para lá e para cá.

Outra vantagem trazida pelo recurso eletrônico é a facilidade para edição das colunas e a realização dos cálculos de cada período. Como se não bastasse, a organização é mais detalhada.

Isso porque os gastos podem ser categorizados com somas parciais, de acordo com cada tipo de despesa. Assim, será possível separar diferentes gastos e visualizar o impacto deles em todo o planejamento financeiro.

Como montar a sua própria planilha?

Agora que falamos das vantagens, é o momento de falar das ferramentas mais adequadas para criar uma planilha de controle de contas. Vamos conhecê-las!

Excel

O modo mais comum para fazer planilhas ainda é o bom e velho Microsoft Excel. Vamos começar com um exemplo: suponhamos que você queira registrar e descriminar os gastos de acordo com cada mês do ano.

O primeiro passo é abrir o programa e escolher a opção “Pasta de trabalho em branco”. Depois, basta digitar os dados. Na coluna B2, você pode digitar “Janeiro”; na C2, “Fevereiro” e assim por diante. É uma boa ideia utilizar a coluna A1 para nomear os gastos.

A partir daí, utilize todas as linhas da letra A para nomear as despesas. Assim, A1 pode ser a conta de água, A2 as despesas com energia elétrica, A3 os gastos com internet e telefonia. Comece a preencher os gastos de acordo com cada mês.

Muitas pessoas podem torcer o nariz na hora de usar o Excel, mas basta dominar alguns comandos básicos do programa para desmistificá-lo. Na hora de realizar uma soma, por exemplo, é preciso escrever a operação que será feita e selecionar as células do cálculo.

Suponhamos que queremos somar toda uma coluna, que representa um consumo anual. Ao checar no programa, a primeira informação vem na coluna B2 e a última, B16. Basta entrar com o seguinte comando para fazer a operação:

=SOMA (B2:B16)

Desse modo, você conseguirá somar todas os valores desembolsados de um mês e comparar com os meses seguintes. Basta selecionar as colunas respondentes e entrar com o comando acima.

Google Planilhas

Para quem quer outra opção de planilha bem tradicional, uma opção interessante é Google Planilhas, que já oferece alguns modelos prontos para você mapear os seus gastos. Para isso, basta preencher os ganhos e gastos e o programa realizará automaticamente as contas.

Além disso, ele oferece, gratuitamente, um balanço do orçamento anual do negócio. Basta ter uma conta do Google e o acesso pode ser realizado de forma remota em dispositivos móveis, como celulares.

Jimbo

O Jimbo foi desenvolvido pela Febraban (Federação Brasileira de Bancos). Ele conta com as funcionalidades tradicionais de um app de finanças pessoais e empresariais, uma vez que permite o registro e a categorização de despesas.

Além disso, o usuário também consegue criar “sonhos”, isso é, metas de realização para a sua empresa. Ele está disponível tanto para o sistema operacional Android como para iOS.

Como pudemos ver no artigo, há diversas maneiras de realizar uma planilha de controle de contas. Embora o Excel ainda seja uma referência clássica nesse sentido, é possível contar com aplicativos para otimizar o planejamento financeiro e o controle de gastos.

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A pandemia do novo coronavírus modificou hábitos antigos e estabeleceu práticas novas. O álcool gel, por exemplo, que antes era raramente encontrado nos estabelecimentos, se tornou onipresente. Além de proteger as pessoas, a mera ação de posicioná-lo na entrada da loja é uma forma de demonstrar aos consumidores que a empresa está atenta aos protocolos de saúde.

Neste post, falaremos das principais medidas para manter o bom atendimento ao cliente, sem deixar de se adequar aos hábitos estabelecidos pela disseminação da doença. Acompanhe conosco!

O que mudou e o que se manteve com a pandemia?

Atender os clientes pela internet e pelo telefone se tornou uma prática mais comum. Afinal, muitos estados e municípios recomendaram o isolamento social como forma de escapar do vírus.

Atualmente, a maioria dos negócios já reabriram as portas, mas a taxa de pessoas que ainda cumprem o isolamento social é significativa. Portanto, para manter um relacionamento próximo com o cliente, a empresa não pode deixar de lado a presença online.

Qual o papel da tecnologia durante a COVID-19?

Realizar reuniões entre os funcionários por aplicativos como o Zoom e o Skype se tornou uma rotina comum durante a pandemia. A boa notícia é que esse tipo de interação, à distância, também se tornou possível na hora de atender os clientes.

Tecnologias ainda recentes, como os chatbots, se tornaram onipresentes durante a pandemia. Eles são atendentes virtuais capazes de responder a questionamentos simples e, em caso de perguntas mais complexas, direcionam o atendimento para os colaboradores.

Como muitas empresas adotaram o regime home office, a tecnologia é fundamental para manter a qualidade do atendimento. Mesmo trabalhando em casa, os colaboradores podem se comunicar com os consumidores por aplicativos, como o WhatsApp, ou pelas redes sociais.

Além disso, ao utilizar a computação em nuvem, os colaboradores e os gestores podem trocar arquivos importantes entre si e manter um bom nível de produtividade.

Como atender clientes durante e a após a pandemia?

Agora, é hora de entender os principais cuidados na hora de lidar diretamente com os clientes. É importante notar que a pandemia pode até ser controlada, mas é provável que o vírus continue entre nós por alguns anos. Portanto, esses hábitos devem ser mantidos por um bom tempo.

Redobre a atenção durante a entrega

Para se manterem competitivas, as empresas passaram a optar pelo delivery. Contudo, isso exige alguns cuidados básicos. Certifique-se de que seus entregadores estejam portando máscaras e, se possível, luvas.

É interessante notar que companhias como o iFood ofereceram até mesmo a opção de delivery sem a necessidade de ter contato direto com o entregador.

Invista na presença online

Como mencionamos, com a relutância (ou até mesmo a impossibilidade) das pessoas saírem de suas casas frequentemente, a internet se tornou um ponto de encontro entre clientes e marcas.

Por isso, garanta que a sua empresa mantenha uma boa presença online para não sumir do radar dos consumidores.

Converse com os clientes

Ok, a sua empresa investe na presença online. Mas como mostrar aos clientes que a companhia realmente se importa com eles? Não adianta propagandear o alcance digital da companhia e não oferecer uma resposta convincente. Por isso, uma boa dica é não demorar a responder os e-mails.

Eles são um canal de comunicação fácil de usar e eficiente. Além disso, em casos mais complexos, realizar ligações será uma forma dinâmica de entrar em contato com as dores do consumidor e solucioná-las. Converse com os seus funcionários sobre a importância de perguntar aos clientes como eles estão se sentindo e quais problemas podem ser resolvidos.

Perguntas simples, como “Como vai você? ou “O que podemos fazer para ajudá-lo?” são objetivas e mostram que a empresa se põe inteiramente à disposição para tirar dúvidas.

Realize o follow up

O follow up é o acompanhamento dos clientes logo após o primeiro contato. Com a evolução das técnicas de venda, ele se tornou uma parte fundamental da jornada de compra — que não mais se encerra com a venda do produto.

Cumprir essa parte é muito importante para mostrar que a empresa se importa em construir uma relação de confiança mútua. Portanto, treine os colaboradores para manter o contato próximo com os consumidores.

Dessa forma, os funcionários estarão cientes de todo o trajeto daquele cliente durante a jornada de compra. Ao colher respostas, será mais fácil avaliar os impactos gerados pela crise e pensar em diferentes formas de ajudar aquele consumidor.

Um meio eficiente de fazer isso é estipular diretrizes de ações ao final de cada contato, além de agendar essa próxima interação. O follow up também pode ser utilizado quando as pessoas cadastram seus e-mails nos canais digitais da empresa. Dessa forma, a companhia terá um bom motivo para contatá-los.

Adote rotinas de higienização

Lidar com os clientes no meio online é fundamental, mas também é preciso pensar em formas seguras de lidar com eles (e com os funcionários) durante a pandemia. Posicionar frascos de álcool gel em pontos estratégicos da empresa, como na entrada e saída de pessoas, é fundamental para garantir que os colaboradores que saiam para atividades em campo se higienizem.

Além disso, os clientes que vêm até a loja também notam que a empresa segue uma rotina rígida de higienização, o que melhora a reputação da organização entre essas pessoas. Eles também se sentirão mais confiantes e protegidos para ficar ali por mais tempo.

Qual a importância da conscientização para o bom atendimento?

Conscientizar seus colaboradores é essencial para mostrar aos clientes que a empresa não se descuida dos protocolos básicos em relação à pandemia. Portanto, marque palestras (no mínimo quinzenais, de preferência) para reforçar as ações da companhia nesse sentido.

É crucial fazer os funcionários entenderem que a reputação da empresa está em jogo e que isso impacta diretamente na fidelização e manutenção dos clientes. Não adianta receber as pessoas com um sorriso no rosto e descuidar de ações básicas para garantir a proteção de todos durante a crise.

Como vimos, manter o bom atendimento ao cliente tornou-se uma tarefa um pouco mais complexa. Além da eficiência e da educação no trato com as pessoas, os colaboradores devem levar em conta boas práticas de higienização, por exemplo. A empresa deve estar sempre atenta se quiser se firmar como uma organização comprometida com esses protocolos.

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Imagine uma empresa na qual não há qualquer tipo de comunicação e os colaboradores não recebem instruções claras sobre o que deve ser feito. E o pior: eles também não contam com a boa vontade dos gestores na hora de tirar dúvidas e receber feedbacks.

Parece horrível, não é? Investir em comunicação na empresa é fundamental para manter um ambiente saudável e alinhado. Além disso, a prática também se estende para o público externo, influenciando a maneira com que a companhia se relaciona e interage com os clientes.

Neste post, mostraremos os principais benefícios de fortalecer a comunicação na empresa, tanto para os funcionários como para os consumidores. Boa leitura!

Aumentar a produtividade

O investimento em comunicação interna é essencial para manter o bom funcionamento da empresa e melhorar a produtividade dos colaboradores.

É a comunicação clara e transparente que transformará as metas e os objetivos do negócio em realidade. Ela funciona como uma via de mão dupla: tanto os gestores devem transmitir as tarefas de maneira objetiva, como os colaboradores também devem buscar seus supervisores para solucionar possíveis dificuldades e falhas nos processos.

Reduzir os efeitos da crise

Infelizmente, a pandemia do coronavírus causa instabilidade econômica. Para garantir que a empresa sobreviva, é fundamental investir na comunicação, tanto interna como externa. Afinal, ao lidar com um cenário sensível como o atual, todo o time deve trabalhar em conjunto.

Isso envolve o alinhamento dos profissionais dos diversos setores que compõem a empresa, assim como o contato direto entre líderes e colaboradores. Ao acompanhar as atividades e repassar feedbacks e insights para seus funcionários, os gestores garantem um time que entende suas responsabilidades e o que deve fazer para manter a companhia forte no mercado.

Outra boa iniciativa de comunicação externa é demonstrar aos consumidores as medidas que a empresa está adotando para proteger os seus colaboradores durante a pandemia e até mesmo divulgar as ações de responsabilidade social. Isso sinaliza aos clientes que a companhia trabalha junto com os seus funcionários e clientes, indo bem além da busca pelo lucro.

Fortalecer a cultura organizacional

A comunicação deve ser um dos pilares da cultura organizacional de qualquer negócio, mas nem sempre é assim. Não à toa, o meio empresarial tem o seu próprio termo para definir o problema: ruídos na comunicação.

Comunicar-se de forma consistente em tempos de incerteza, principalmente quando falamos dos gestores, é fundamental. Isso serve não só para reforçar esse alinhamento como um valor da empresa, mas também como uma forma de reduzir a ansiedade e o estresse no ambiente de trabalho.

O relacionamento é fortalecido por meio de reuniões frequentes, por exemplo — que podem ser realizadas até mesmo por chamadas de vídeo.

Os gestores devem se colocar à disposição, estimulando a participação de todos. Isso ajuda a promover uma interação mais pessoal e estabelecer o companheirismo como um dos pilares da organização.

Manter-se em contato com os clientes

Até aqui, falamos bem mais da importância de manter uma boa comunicação interna. Contudo, há também o aspecto externo, isso é: o modo com que a empresa se relaciona com os clientes. Basta notar que as grandes companhias não deixam de lado os anúncios e a publicidade mesmo em tempos de crise.

Esse comportamento mostra que os líderes dessas companhias entendem que é preciso fortalecer, cada vez mais, o vínculo com o público-alvo. Eles atraem novos consumidores e se mantêm no radar daqueles clientes em potencial.

Além disso, entrar em contato com os clientes (por meio da interação direta nas redes sociais, por exemplo) mostra que a empresa não os esqueceu. É o momento, também, para fazer campanhas promocionais e programas de fidelidade, que sinalizarão que a companhia está ciente dos problemas econômicos que esses consumidores enfrentam durante um período de instabilidade econômica.

Como diz o ditado popular: quem não é visto, não é lembrado. Ao reduzir significativamente seu contato com os clientes, a marca tende a ser esquecida por eles. Além disso, a comunicação é uma aliada natural da equipe de vendas, já que proporciona meios de fidelizar os clientes e demonstrar que a empresa realmente se importa com cada um deles.

Agora que você entendeu a importância de investir em comunicação na empresa, coloque nossas dicas em prática, mas sem esquecer dos aspectos interno e externo.

Assim, a companhia une o melhor de dois mundos: o cuidado com os seus colaboradores e conexão direta com os clientes, mostrando que a organização está atenta ao bem-estar daqueles que interagem com a marca

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A pandemia do novo coronavírus trouxe algumas mudanças organizacionais. Muitos negócios foram obrigados a fechar as portas, enquanto outros seguiram à procura de estratégias para garantir o funcionamento e a eficiência das operações. Nesse contexto, um dos maiores desafios para as lideranças foi pensar em como manter a produtividade e a motivação da equipe.

O home office foi uma das estratégias adotadas para as equipes atenderem às demandas profissionais durante o período de isolamento social. No entanto, é preciso lembrar que esse modelo de trabalho também é uma alternativa que pode ser adotada por sua empresa para que ela saia mais forte dessa fase.

Você confere a seguir os impactos do trabalho remoto no ambiente pós-pandemia. Reunimos também quatro dicas que podem motivar os seus funcionários e, ao mesmo tempo, ajudar na manutenção da produtividade do seu negócio. Vamos lá?

O impacto do home office na dinâmica e no trabalho 

O trabalho remoto não fazia parte da estratégia de muitas empresas antes da pandemia, o que exigiu das lideranças uma reflexão sobre como orientar o trabalho da equipe à distância. À medida que esse modelo foi adotado, esses empreendedores perceberam que essa ferramenta pode atender diferentes tipos de negócios e áreas de atuação trazendo benefícios, como:

• redução de custos operacionais e logísticos;
• alinhamento do negócio às novas estratégias de gestão e operação;
• atração e retenção de talentos que buscam novos modelos de trabalho;
• melhoria da qualidade de vida dos colaboradores;
• aumento da produtividade da equipe. Uma pesquisa apontou que funcionários, em regime remoto, trabalham mais de três semanas adicionais por ano em comparação com os colegas que vão para a empresa.

Por isso, as empresas têm visto essa alternativa como uma maneira de manter a produtividade e a motivação da equipe do home office no pós-pandemia. Trouxemos 4 dicas que podem ser adotadas em seu negócio.

1. Avalie o esquema de trabalho remoto

Em conjunto com a equipe, construa uma estratégia que funcione para todos. Se o home office já foi adotado, investigue se as ferramentas e as ações adotadas até agora ajudaram a manter a produtividade.

Se for iniciar esse esquema de trabalho, é preciso pensar sobre os métodos para a colaboração e a comunicação da equipe, bem como o tipo de acompanhamento das atividades e o suporte que a empresa irá oferecer aos colaboradores.

2. Flexibilize os horários de trabalho

Funcionários em home office nem sempre conseguem manter a rotina normal de 8 horas – divididas em dois blocos – especialmente se têm filhos em casa.

Para manter uma equipe de alta performance, faça uma lista das tarefas a serem realizados pelo time, sinalizando também os prazos de entrega, mas permita que cada um organize o horário de trabalho de acordo com as necessidades individuais.

Isso permite que eles consigam atender as demandas pessoais sem afetar a produtividade.

3. Alinhe a missão, visão e valores da empresa 

Reserve um momento da reunião para relembrar esses elementos, mostrando como eles estão presentes em todas as atividades realizadas pelo time.

Os reforços desses valores conferem a identidade da empresa e ajudam o profissional a entender que, mesmo à distância, ele continua fazendo parte de uma equipe.

Esse reconhecimento é um recurso importante para a empresa e faz com que o profissional se sinta mais estimulado e disposto a trabalhar. 

4. Ofereça feedbacks frequentes

O home office deixou muitos profissionais inseguros com essa nova dinâmica. Nesse sentido, o feedback constante é uma maneira de mostrar à equipe como ela tem se saído trabalhando remotamente.

Antes de apresentar os pontos a melhorar, é importante reconhecer os esforços do time na adaptação a esse novo regime de trabalho.

Para crescer na crise, as empresas precisam se adaptar. O home office é uma ferramenta com impactos positivos para os negócios e que também atende as demandas dos empreendedores, além de manter a produtividade e a motivação da equipe durante e após a pandemia.

Gostou das nossas dicas? Compartilhe o artigo nas redes sociais e ajude outros empreendedores a tornarem os colaboradores mais motivados e produtivos.

O controle das finanças é algo que deve fazer parte da rotina do empreendedor, afinal, ele oferece um direcionamento para realizar investimentos assertivos, além de fazer com que o empresário seja capaz de identificar despesas desnecessárias.

A crise é o momento mais adequado para olharmos para os dados provenientes do planejamento financeiro. Com esse olhar, será possível enxergar cenários positivos e proteger o seu negócio, de modo que ele passe pelas turbulências e ainda tenha chances de crescer.

Confira nossas dicas de como fazer gestão financeira nesse contexto.

Trace os cenários

Entender qual vai ser sua movimentação, em um momento de crise, depende da análise financeira do negócio. Nesse momento, você deve estudar o cenário e identificar formas de reduzir despesas, viabilizar recursos para gastos indispensáveis e entender qual será o papel de sua empresa no mercado.

Traçar os cenários significa, basicamente, estudar possíveis caminhos que mantenham sua empresa em atuação e gerando receita. Para isso, talvez seja necessário adiar aquele investimento que estava pensando fazer. Mas, quem dará as cartas é a sua gestão financeira e os dados que ela oferece.

Analise as despesas

Reúna todas as despesas de sua empresa e – friamente – as divida entre coisas essenciais e não essenciais. Se pensarmos nas despesas de uma família, por exemplo, a escola das crianças estaria nas despesas essenciais. Já as aulas de futebol, por mais importantes que sejam, podem estar entre as despesas não essenciais.

Essa análise vai ajudá-lo a entender se há possibilidades de poupar o caixa, ao menos agora, e a administrar com mais assertividade os recursos da empresa.

Negocie os prazos com os fornecedores

Por mais que o contexto de crise seja preocupante, recomendamos que você mantenha um bom relacionamento com seus parceiros de negócio, entre eles, os fornecedores.

Se em sua gestão observou que há a possibilidade de não cumprir com o pagamento, como era de praxe, negocie o prazo de modo que os dois lados se beneficiem.

Busque novas estratégias de vendas

O importante é não parar de vender! Além de gerar receita, as vendas tornam o seu negócio presente na vida do consumidor. Procure fazer com que sua marca e seus produtos sejam sempre lembrados.

Se os clientes não podem ir até você, vá até eles. Experimente o esquema de delivery. Adapte seu produto, adquira embalagens específicas, faça de suas entregas uma verdadeira experiência.

Lembre-se de que a crise afeta a todos, inclusive seus clientes. Faça com que eles vejam seu negócio como um braço direito, um apoio, um conforto na adversidade.

Embora gere desconforto e sensação de insegurança, a crise faz com que você repense determinados hábitos e se atente para as novas tendências no setor e nos hábitos de consumo. Mas, para se guiar nesses novos caminhos, é preciso saber como fazer gestão financeira de forma eficiente. Por isso, não deixe de levar em consideração todas as dicas deste texto!

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